top of page

Cara Kerja Event Organizer untuk Pernikahan yang Perlu Kamu Tahu



Jasa event organizer kerap menjadi pilihan banyak orang ketika ingin mengadakan suatu acara, salah satunya acara pernikahan. Seperti kita tahu, ada istilah wedding organizer. Event organizer mengacu pada acara-acara umum, sementara wedding organizer secara lebih khusus mengacu pada acara pernikahan.


Wedding organizer adalah jasa pengelolaan acara pernikahan untuk membantu pengantin beserta keluarga dalam merencanakan, melaksanakan, dan menyukseskan acara pernikahan. Dengan menggunakan jasa event organizer pernikahan, orang menjadi tidak perlu membuang tenaga, pikiran, dan waktu untuk menjalankan resepsi pernikahan.


Untuk biayanya, jasa event organizer untuk pernikahan biasanya memiliki paket yang berbeda-beda. Namun, rata-rata harganya sekitar belasan juta sampai bahkan ratusan juta untuk satu tim.


Cara Kerja Event Organizer Pernikahan


Biaya tersebut cukup masuk akal, mengingat banyaknya tanggungjawab dan beratnya beban kerja event organizer untuk pernikahan. Mulai dari mempersiapkan setiap bagian-bagian kecil, hingga hal-hal terbesar untuk menyukseskan acara resepsi pernikahan.


Saat berjalannya acara pun tim event organizer harus pintar-pintar mengatur waktu agar rundown acara dapat berjalan sesuai dengan waktu yang sudah ditetapkan. Karena tempat pernikahan sudah disewa sesuai waktu yang ditentukan.


Untuk mengetahui lebih detail mengenai profesi event organizer untuk pernikahan ini, berikut dijelaskan beberapa cara kerja mereka:


1. Merumuskan Konsep Acara


Tim event organizer harus berdiskusi terlebih dahulu untuk membahas mengenai konsep acara. Setiap acara pernikahan, pasti memiliki konsep yang berbeda. Mereka akan mematangkan konsep acara yang diinginkan oleh klien. Konsep ini berkaitan dengan seluruhnya, mulai dari urusan desain undangan sampai dekorasi tempat.


Di tahap ini, biasanya tim wedding organizer akan menjelaskan paket-paket yang ditawarkan secara rinci dengan harga yang berbeda-beda. Biasanya paket-paket yang ditawarkan mencakup pemilihan baju pengantin, ukuran tenda, dan tema upacara adat.


2. Teknis Acara


Kerja tim event organizer untuk pernikahan berikutnya adalah memikirkan dan menyiapkan semua yang berkaitan dengan cara. Segala hal teknis harus bisa diatasi sehingga tidak akan terjadi masalah ketika hari pelaksanaan resepsi pernikahan.


3. Menyusun Anggaran


Setelah mencatat semua kebutuhan teknis, tim event organizer untuk pernikahan kemudian akan membuat rencana anggaran untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut.


Beberapa aspek yang dicatat dalam rencana anggaran itu antara lain, biaya keperluan administrasi, honor pembawa acara, tenaga tambahan, konsumsi, akomodasi, sewa lokasi, dekorasi, souvenir, dan lain-lain. Yang jelas, beda konsep acara beda juga anggarannya. Jadi perumusannya akan disesuaikan dengan konsep acara.


Tahap penyusunan anggaran ini mesti dilakukan dengan seksama supaya tidak ada salah perhitungan. Ketika wedding organizer ingin menyewa sebuah gedung, harus dipastikan bahwa total anggaran biaya pernikahan telah disepakati oleh berbagai pihak dari pihak calon pengantin dan juga para vendor.



4. Pembagian Tugas


Setiap orang dalam tim event organizer untuk acara pernikahan memiliki tugas yang berbeda-beda karena ada banyak hal yang harus diurus. Karena itu, harus dibuat beberapa divisi dengan beberapa orang penanggung jawab.


Misalnya, kalau suatu acara pernikahan ingin menggunakan live music, ada perwakilan event organizer yang akan bertanggungjawab mulai dari pengadaan alat, band, sound system, dan lain-lain.


Selain itu, ada pula anggota tim yang bertanggungjawab memastikan kesediaan tempat terselenggaranya pernikahan. Karena itu, orang yang mengemban peran ini harus melakukan riset tempat dengan cara mendatangi beberapa tempat, menanyakan detail tentang harga sewa, dan ketersediaan gedung di tanggal yang sudah ditentukan, kemudian meneruskan informasi tersebut kepada kliennya.


Jika klien setuju, maka tugas wedding organizer selanjutnya adalah menginformasikan kepada semua vendor mulai dari fotografer, videografer, dan dekorasi agar masing-masing juga bisa melakukan survei lokasi. Technical meeting antara WO, klien, dan semua vendor juga perlu dilakukan agar tugas satu sama lain menjadi lebih jelas.



5. Persiapan Acara


Saat mendekati acara, biasanya event organizer pernikahan punya timeline dan deadline untuk setiap divisi biar pembagian tugas tidak molor. Selain itu, wajib hukumnya mengadakan gladi bersih.


Biasanya, persiapan acara dibuat tiga bulan sampai satu tahun tergantung besar kecilnya acara. Beberapa rintangan dan halangan biasanya muncul di tahap ini.


6. Pelaksanaan acara


Tahap terakhir adalah pelaksanaan acara di mana event organizer bakal bekerja di lapangan. Tim akan saling berkoordinasi secara terus menerus ketika acara berlangsung sambil memantau tidak ada kesalahan sama sekali sehingga tahap demi tahap bisa berjalan baik. Kalau ada kendala seperti penghulu nikah terlambat datang ke lokasi, harus segera ada solusi sehingga kenyamanan acara pernikahan tidak terganggu.


Memang di tahap ini pekerjaan wedding organizer dituntut untuk bekerja lebih keras. Kelancaran jalannya acara tergantung pada wedding organizer dan jika terjadi kesalahan tentu saja semua kesalahan akan dilimpahkan wedding organizer.



7. Menyelesaikan Tugas Setelah Acara


Setelah acara berlangsung sukses, bukan berarti tugas event organizer selesai. Tim bertanggung jawab untuk menyimpan dan mengirimkan hantaran, kado, dan mahar milik pengantin hingga ke kediaman mereka. Selain itu, WO juga harus bisa menjamin keamanan kotak amplop yang digunakan selama acara.


Itulah cara-cara kerja event organizer untuk pernikahan yang harus kamu ketahui. Gimana, akan sangat membantu dalam menyukseskan pernikahan, kan? Jadi kamu tidak perlu ribet meminta bantuan keluarga dan membuang tenaga serta pikiran untuk memikirkan cara pernikahan.


Baca artikel terkait:


Comentarios


Wujudkan pernikahan impianmu

oranment-ring.png

Temukan inspirasi pernikahan, vendor, dan venue dengan harga terbaik.

Berhasil submit nomor handphone. Terima kasih.
Nomor handphone tidak boleh kosong
bottom of page